Planifier son prochain salon d’exposition: conseils clés pour une réussite

Vous allez participer à un événement? Merveilleux!

Maintenant que la décision est prise, le compte à rebours est déjà commencé! Pour faire de votre salon une réussite, la phase de planification est très importante. Voici nos conseils pour bien vous préparer.

Faire un budget réaliste

Plusieurs coûts sont reliés à la participation à un salon d’exposition. Les connaissez-vous?

• Le coût du salon. Le coût de l’emplacement est un élément bien connu, mais il faut aussi considérer les services additionnels comme l’électricité et la main-d’œuvre. Faites attention aux restrictions! Certains salons ne permettent pas d’engager du personnel externe pour l’installation et le montage, vous devez faire appel à leur équipe. À vérifier aussi: la question des branchements électriques. Certains salons n’acceptent pas que les gens fassent les branchements eux-mêmes. Les coûts de leurs technicien·nes sont alors à considérer.
• Le transport des produits. En fonction de la quantité de matériel à déplacer, vous pourriez avoir besoin de services comme le « advance shipping » (expédition à l’avance). Vos caisses sont alors entreposées pendant un certain temps sur les lieux ou près de l’événement et transportées à votre kiosque le jour J. Ce type de logistique vous offre la tranquillité d’esprit, mais comporte évidemment des coûts supplémentaires. D’un autre côté, si vous faites parvenir vos caisses à destination juste avant l’exposition, elles devront passer par tout un processus pour se rendre à votre emplacement et des retards peuvent survenir. Il faut prévoir des frais de « drayage » pour la manutention sur le quai. Le transport des produits peut aussi impliquer des frais de douane (frais de courtier).
• Transport et hébergement du personnel. En fonction du nombre de personnes qui se déplacent et de la durée du voyage, des frais de transport, d’hébergement et de repas devront être inclus dans votre budget de salon.
• Matériel promotionnel et publicités. L’impression de documents publicitaires et la production d’objets promotionnels font aussi partie des coûts du salon d’exposition. Tirage, concours, cadeaux, tout doit être considéré et planifié, jusqu’aux vêtements du personnel.

Sur le transport justement, je le vois dans les projets que je gère: les client·es qui investissent dans une vraie caisse de transport économisent sur tout le reste. Moins de bris, moins de stress au quai, et nos caisses transformables en comptoirs donnent même un meuble de plus rendu sur place. Sur un horaire de plusieurs salons par année, cette dépense-là se rembourse toute seule.

S’inscrire le plus tôt possible

En vous inscrivant le plus tôt possible, vous bénéficierez d’un meilleur tarif sur le coût de l’emplacement. Vous aurez aussi plus de chances de mettre la main sur un espace de choix!

À savoir aussi: les salons produisent un programme qui est remis aux participant·es, aux exposant·es et aux médias. Ce document est imprimé plusieurs semaines avant l’événement. Les entreprises qui s’inscrivent à la dernière minute n’ont pas la chance d’y figurer. Elles manquent alors une belle opportunité de visibilité!

Établir l’objectif de votre présence

Ce point peut sembler une évidence, mais il n’en est rien! Savoir pourquoi on se présente au salon permet d’orienter stratégiquement ses actions et déterminer les critères de succès de sa participation. Voici quelques raisons qui pourraient motiver une entreprise à investir dans une présence à un salon d’exposition:

• Promouvoir son entreprise et ses produits sur un territoire déterminé
• Présenter un nouveau produit ou service
• Consolider les liens avec ses clients et partenaires
• Prendre le pouls de la clientèle, améliorer sa connaissance du marché
• Rechercher des partenaires, distributeurs ou fournisseurs
• Trouver des candidat·es pour combler des postes
• Vendre, tout simplement!

Choisir et préparer son kiosque

Si vous disposez déjà d’un stand, cette étape ne sera pas difficile à planifier. Par contre, si vous devez sélectionner ou faire concevoir votre kiosque, il sera sage d’allouer du temps pour bien évaluer vos besoins et choisir le produit le plus approprié.

Consultez notre article sur la sélection d’un kiosque pour vous aider dans cette étape et n’hésitez pas à nous demander conseil!

Planifier le matériel promotionnel

La production d’un dépliant, d’un guide ou d’un feuillet publicitaire demande plusieurs étapes. De la conception graphique à l’impression, en passant par la rédaction du contenu, il faut allouer temps et budget pour arriver à un résultat satisfaisant.

Mon repère de planification, appuyé sur nos délais réels de production: réservez vos impressions grand format plusieurs semaines avant le salon. En haute saison, notre atelier de Terrebonne roule à pleine capacité, et les commandes de dernière minute limitent vos choix de formats. Les client·es qui commandent tôt choisissent, les autres prennent ce qui reste.

Former le personnel

Il n’est pas rare de voir un stand vide, des représentant·es qui jasent entre eux ou qui lisent leur téléphone derrière leur kiosque… Ce n’est sûrement pas ce que vous souhaitez, n’est-ce pas?

Préparer le personnel est déterminant pour la réussite de l’événement!

• Le personnel doit bien comprendre les objectifs du salon
• Il est conseillé de diviser les tâches entre les coéquipier·ères pour améliorer l’efficacité et la qualité de la présence
• Préparez une feuille de suivi bien organisée pour la prise de notes. Les paroles s’envolent… les écrits restent!

Avant: annoncer votre présence

Dans les semaines qui précèdent le salon, annoncez votre participation dans vos communications corporatives et prévoyez les rencontres importantes.

• Utilisez votre infolettre et les médias sociaux pour publiciser votre présence
• Évaluez la possibilité d’annoncer dans des publications ciblées comme un magazine de votre industrie
• Contactez personnellement les gens et les entreprises que vous désirez rencontrer. Les salons offrent parfois aux exposant·es des salles de conférence pour organiser des réunions. Vous pouvez aussi faire des rencontres moins formelles à l’extérieur du salon.

Après: faire un bilan et effectuer ses suivis

Pour que votre participation porte fruit, il est essentiel d’effectuer rigoureusement des suivis auprès des clients et prospects rencontrés. Prenez également le temps de faire un retour et un bilan du salon avec votre équipe. Documentez vos bons et mauvais coups, listez les améliorations à mettre en place pour le prochain événement.

Un salon d’exposition engendre des coûts et exige des efforts. Une bonne préparation vous permettra d’en tirer le maximum de bénéfices!